Региональное министерство
Внедрение BPM-системы для автоматизации процесса приема и рассмотрения заявлений по государственным услугам.
Ситуация
У Заказчика не были автоматизированы процессы приема и рассмотрения заявлений по государственным услугам. Также отсутствовали:
- инструмент для фиксации этапов рассмотрения заявлений и контроля нормативных сроков исполнения заявлений;
- единое место хранение документов и информации о них. Как следствие, предоставление отчетности (плановой и по запросу) было длительным и трудоемким процессом. Требовалось внедрить техническое решение для удобной и эффективной работы по данному процессу. Для пилотного проекта заказчик выбрал одну из наиболее востребованных государственных услуг. В дальнейшем планируется автоматизировать остальные гос. услуги, оказываемые Министерством.
Цели проекта
- Формирование единой точки приема заявлений по государственной услуге
- Создание единого места хранения информации о лицензиях, приказах и других документах
- Фиксация этапов рассмотрения заявления недропользователя в единой системе с возможностью оперативного контроля нормативных сроков рассмотрения заявления
- Создание инструмента формирования отчетности для предоставления внутри министерства и по запросу
- Повышение оперативности при рассмотрении заявлений за счет автоматизации отдельных процессов
Решение
Перед специалистами ICL Soft стояла задача быстрой автоматизации слабо формализованного процесса. Заказчику требовалось показать, что срок реализации ИТ-проекта исчисляется не годами ожидания, а неделями и месяцами. Под эту задачу был выделен 1 бизнес- аналитик, 1 разработчик, 1 тестировщик и руководитель проекта. Под данный проект было принято решение о применении инструмента кейс-менеджмента (Adaptive Case Management) и технологии No Code: разработка структуры для хранения данных, экранных форм, настройка списков и фильтров выполнялось «мышкой» силами бизнес-аналитика. Через 1 месяц был продемонстрирован MVP заказчику, который был настроен силами одного аналитика и после которого заказчик принял решение о старте проекта. За этот месяц были изучены регламенты заказчика, проведены встречи по уточнению требований к системе и параллельно шла настройка системы. Через 3 месяца проект был уже окончен.В ходе проекта специалисты ICL Soft создали единое место хранения информации по всем участвующим в процессе документам. Также был выстроен бизнес-процесс пилотной гос. услуги:
- автоматическое формирование задач;
- контроль нормативных сроков рассмотрения заявки;
- возможность отслеживать историю изменения выдаваемых министерством лицензии: сроки действия лицензии, стадии рассмотрения заявления на выдачу лицензии;
- автоматизировано формирование лицензионного соглашения;
- настроены отчеты.
Были использованы следующие решения:
Компоненты внедренного решения
- BPM-система Studio Creatio, enterprise edition
- Интеграция с почтовым сервером Exchange
- Интеграция с файловым хранилищем (использование ftp)
Результаты
- Сокращено время создания документа лицензионное соглашение (с нескольких часов до 5 -10 секунд).
- Минимизированы риски повторного рассмотрения заявления из-за возникновения ошибок в формируемых лицензионных соглашениях.
- Оперативный контроль выполнения задач сотрудниками министерства позволяет избежать доп. платежей в виде штрафов и неустоек по предоставлению данных в надзорные органы.
- Уменьшена трудоемкость получения сводной отчетности. Отчеты доступны онлайн каждому пользователю системы, тогда как ранее для подготовки отчета требовалось до 1 дня.
Вопрос эксперту
Оставьте информацию о себе и своей компании, задайте вопрос, и эксперт ответит вам в ближайшее время