Один из ведущих энергетических ВУЗов России
Внедрение решения, позволившее ускорить внутренний документооборот на 30%.
Описание заказчика
Заказчиком является один из ведущих энергетических ВУЗов России.
Ситуация
Настройки программного обеспечения, произведенные силами Заказчика, не обеспечивали требуемого результата – потеря созданных документов, невозможность получения документов адресатом, потеря рабочего времени на поиски документов, отсутствие защищенности документов.
Потребовались услуги по изменениям настроек и обучению пользователей работе в системе.
Цели проекта
- Повышение скорости и качества принятия управленческих решений за счет ускорения процессов внутреннего документооборота, связанного с согласованием документов.
- Повышение исполнительской дисциплины за счет создания контроля исполнения поручений и обеспечения продуктивного взаимодействия работников при выполнении бизнес-процессов.
- Сокращение времени на оформление документов, благодаря унификации, стандартизации и автозаполнению форм документов средствами 1С: Документооборот.
- Уменьшение непродуктивных затрат рабочего времени сотрудников и снижение финансовых затрат на печать, транспортировку и доставку документов.
- Повышение защищенности документов от несанкционированных действий третьих лиц и сокращение рисков утери документов.
Решение
- Создана единая база организационно-распорядительной документации.
- Оптимизированы маршруты прохождения документов.
- Отработаны шаблоны документов с использованием штрих-кодов.
- Определены и настроены права делегирования для согласования документов.
- Определены и настроены права доступа к документам.
Были использованы следующие решения:
Компоненты внедренного решения
- Обследование процессов организации документооборота с целью формирования требований к их выполнению.
- Настройка программного обеспечения.
- Обучение персонала.
Результаты
- Ускорение внутреннего документооборота - на 30%;
- Повышение качества оформления документов (соответствие стандартам оформления документов в организации) - на 40%;
- Сокращение ошибок в обработке документов – на 20%;
- Сокращение затрат на изготовление и копирование документов, в том числе на бумагу, приобретение и сервисное обслуживание копировально-множительной техники – до 50%;
- Сокращение рисков утери документов – до 20%;
- Повышение защищенности документов – до 25%.
Вопрос эксперту
Оставьте информацию о себе и своей компании, задайте вопрос, и эксперт ответит вам в ближайшее время